As ferramentas de gestão em uma escola de idiomas.
Abrir uma escola de idiomas é um sonho de muitos professores após se graduarem na faculdade.
São anos se aperfeiçoando para chegar em um ponto onde a carreira o coloca em uma vitrine. Deve-se também trazer algum retorno financeiro e uma carreira que pode unir o prazer com a profissão. No entanto, uma das coisas essenciais que deve-se saber ao encarar esta nova “batalha”, é que uma escola é uma empresa como qualquer outra.
Ou seja, você não é apenas um professor, você passará a ser um empresário e com isso terá todos os ônus e bônus desta escolha e a gestão apropriada é essencial, começando com um software para escola de idiomas.
Com isso em mente, destaco algumas das ferramentas que você deverá conhecer para embarcar nesse caminho!
Padronização de processos da escola
Quais são os seus horários? Como é feita a inscrição? É cobrada matrícula no momento e mais a mensalidade ou não? Família tem desconto? Estas são questões que devem ser padronizadas para que se tenha consistência nos métodos. Isto traz a sensação de segurança para o aluno que chega na sua escola e facilita o trabalho de quem estará trabalhando com isto, como uma secretária por exemplo.
Para ver se seus processos estão dando certo, recomendo o uso do Ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão fácil de ser aplicada e que pode trazer muitos benefícios.
Cadastro atualizado de alunos e fornecedores
Sim, pode parecer óbvio, mas muitas vezes quando se é professor terceirizado, isto não é uma preocupação e no máximo que se tem é o telefone do aluno. Quando a escola é sua, isto muda.
Você precisa ter os dados e fazer a correta gestão daqueles que frequentam seu espaço principalmente para a formação de mailing. Ou seja, dados de correspondência para manter um relacionamento comunicativo com quem frequenta (notícias, avisos, etc) e também para buscar aqueles que se afastaram. Um software para escola de idiomas pode ajudar muito.
No caso de fornecedores, ter o telefone daquele fornecedor de livros que entrega rápido pode ser um grande diferencial!
Identidade na internet
Sim, nos dias de hoje ter um website agradável e com conteúdo é essencial, pois muitas pessoas utilizam a pesquisa do Google para encontrar o que precisam.
O Facebook também é uma excelente ferramenta, onde você poderá deixar seus alunos fazer check-in, comentar e postar fotos. No entanto o website é algo que não vai depender de terceiros. Lembra do Orkut? Pois é, pode ser que um dia o Facebook não seja mais a vitrine, então tenha seu site sempre atualizado!
Gestão do Financeiro na escola de idiomas: as contas a pagar e o que tem a receber
Este é um dos pontos que mais assusta na hora de montar uma empresa, mas é o mais importante.
Você precisa ter um controle do movimento de dinheiro da escola de idiomas. Saber se no mês que vem o valor que vais receber dos alunos é o suficiente para pagar as contas da empresa. Aluguel, luz, água e impostos entre outros. Ou se terás que aumentar a captação com mais alunos ou outros recursos, como venda de livros por exemplo.
Lembre-se que as contas estão sempre chegando, independente se você tem ou não o valor para quitá-las.
Faça um livro-caixa ou adote um um software para escola de idiomas como o RollClass para automatizar os processos de controle!
Qualifique-se como um gestor!
Por fim, esta é a dica derradeira. Procure cursos sobre gestão financeira ou de pequenas empresas.O Sebrae tem sempre excelentes opções de cursos de curta duração e consultores que podem ajudar neste começo da vida empresarial e assim evitar muitos erros que poderão atrasar ou mesmo impedir o sucesso do seu negócio.