Financeiro: contas a pagar e a receber da sua escola
As contas a pagar e a receber de uma escola de cursos livres é algo sensível de se lidar. Não importa se estamos falando de empresa ou associação (tem uma grande diferença!), na grande maioria das vezes a instituição terá despesas para pagar desde antes da abertura das suas portas. E infelizmente, isso se repetirá mensal ou até diariamente.
Manutenção do local, impostos, taxas administrativas, luz, equipamentos, folha de pagamento. Estes são apenas algumas das contas a pagar que todos que se aventuram como empresários precisam controlar.
Estas despesas tendem a se repetir e dependendo da forma como você constitui a pessoa jurídica – ou mesmo pessoal – podem haver mais ou menos gastos e é de suma importância ter um planejamento a longo prazo e previsão do total das contas a pagar e a receber.
Receitas X Despesas
Além de ter que controlar as despesas, você precisa também controlar as receitas do seu centro. Normalmente são as mensalidades a grande fonte de renda da escola. No entanto não se restringe à isso: cursos, exames, vendas de materiais podem compor a receita total do lugar e este movimento deve ser igualmente gerenciado, tanto para saber quem pagou o quê quanto para saber, ao final do mês, se houve lucro. Ou seja, a diferença entre tudo que foi pago e recebido naquele período.
Outra coisa importante é destacar que o ideal não é retirar todo o dinheiro desta diferença de uma vez, mas sim uma parte. É importante deixar o restante para a empresa, pois ter uma reserva sempre disponível é crucial no andamento de qualquer empresa, principalmente quando a sazonalidade da matrícula de alunos varia muito. Outro ponto é, novamente, ter uma previsão de receitas para saber se terá o suficiente para cobrir as despesas nos tempos futuros. Assim para saber se precisará ou não complementar a receita ou ainda mexer naquela reserva que falamos anteriormente.
Usando nosso sistema para escolas de cursos livres – danças,
No RollClass você pode contratar o módulo financeiro e de mensalidades para fazer este controle. No pacote de mensalidade, você controla os pagamentos dos alunos e este alimentará diretamente o financeiro, que é organizado assim:
A RECEBER: todos os lançamentos de entrada que estão em aberto aparecerão aqui, inclusive se você tiver o pacote das MENSALIDADES, elas constarão aqui também;
A PAGAR: os lançamentos de saída em aberto estarão aqui, como por exemplo aluguel, luz, compra de materiais, etc.
RECEBIDOS e PAGOS: uma vez que você marcou uma entrada ou saída como PAGO, ele passará para estas abas e assim rapidamente você verá o que recebeu/pagou.
Você poderá fazer movimentos de entrada ou saída avulsos ou então agendá-los para que se repitam todos os meses, alimentando assim o fluxo mensal e tendo sempre uma previsão de entrada ou saída. As contas-correntes servem para indicar onde está o dinheiro (conta, poupança, carteira, etc)
Já as categorias servem para mostrar o tipo de dinheiro que você está movimentando e separá-lo. Por exemplo ter uma categoria para mensalidades e outra para exames, mas tudo dentro de Receitas. Assim você poderá fazer uma análise do quanto entrou de exames em determinado ano.
Para resumir, podemos então afirmar que ter o controle das contas a pagar e a receber é fundamental. Isto vai além de ve se sobrou algo no final do mês. Deve-se ter também o planejamento a longo prazo.